Arhivare clasică/ fizică a documentelor

Ofertă noastră în ceea ce privește prestarea de servicii de prelucrare arhivistică:

 Ordonarea și gruparea documentelor conform criteriilor de organizare:
• dosarele vor fi ordonate pe compartimente.
În cadrul compartimentului vor fi ordonate pe termene de păstrare conform Nomencatorului arhivistic și pe ani.

 Respectând principiul ordinii inițiale al creatorului de documente, unitățile arhivistice vor fi supuse următoarelor operațiuni în procesul de îndosariere:
• îndepărtarea acelor, clamelor, agrafelor, a filelor nescrise și a dubletelor;
• prelucrarea corespunzătoare a documentelor care prin legare şi îndosariere ar putea deveni ilizibile, prin prelungirea documentelor cu cotoare de hârtie;
• unitățile arhivistice care au mai mult de 250-300 file vor fi reconstituite în volume;
• legarea documentelor efectuată prin perforarea dosarului în trei sau patru puncte şi coaserea acestuia cu sfoară din bumbac.
• numerotarea filelor din dosare în colțul din dreapta sus, cu pix negru/ creion.
În cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul 1 pentru fiecare volum;
• Scrierea/ completarea coperții unităților arhivistice a următoarelor informații: denumirea unității și a compartimentului creator, indicativul din Nomenclatorul arhivistic, numărul unității arhivistice din inventar, anul creării (datele extreme ale documentelor), conținutul pe scurt al unității arhivistice, termenul de păstrare, numărul de file.

 Inventarierea unităților arhivistice:
• inventarierea unităților arhivistice și tehnoredactarea listelor de inventar atât pentru fondul propriu cât și a unităților arhivistice care fac parte din alte fonduri pe care unitatea le deține;
• predarea inventarelor unităților arhivistice atât pe suport hârtie cât și electronic: cd, dvd etc.

 Păstrarea documentelor și asigurarea împotriva degradării documentelor:
• unitățile arhivistice vor fi introduse în cutii de păstrare și conservare .

 Depozitarea documentelor în depozitul propriu de arhivă:
• reorganizarea dosarelor din depozitului de arhivă pe fonduri, compartimente, ani, termene de păstrare; numerotarea rafturilor și a polițelor.

 Selecționarea documentelor:
• pregătirea unitătilor arhivistice pentru lucrarea de selecționare.
Documentele al căror termen de păstrare a expirat conform cu Nomenclatorul Arhivistic, vor face obiectul unei lucrării de selecționare;
• invetarierea unităților arhivistice și redactarea inventarelor;
• sprijin de specialitate pentru întocmirea lucrării de selecționare în ceea ce privește formularistica cât și pașii care trebuiesc urmați pentru depunerea și avizarea integrală sau parțială a lucrării de selecționare la Biroul Județean al Arhivelor Naționale.

Registrul operatorilor economici autorizați prestatori de servicii arhivistice