Arhivare clasică/ fizică a documentelor
Ofertă noastră în ceea ce privește prestarea de servicii de prelucrare arhivistică:
Ordonarea și gruparea documentelor conform criteriilor de organizare:
• dosarele vor fi ordonate pe compartimente.
În cadrul compartimentului vor fi ordonate pe termene de păstrare conform Nomencatorului arhivistic și pe ani.
Respectând principiul ordinii inițiale al creatorului de documente, unitățile arhivistice vor fi supuse următoarelor operațiuni în procesul de îndosariere:
• îndepărtarea acelor, clamelor, agrafelor, a filelor nescrise și a dubletelor;
• prelucrarea corespunzătoare a documentelor care prin legare şi îndosariere ar putea deveni ilizibile, prin prelungirea documentelor cu cotoare de hârtie;
• unitățile arhivistice care au mai mult de 250-300 file vor fi reconstituite în volume;
• legarea documentelor efectuată prin perforarea dosarului în trei sau patru puncte şi coaserea acestuia cu sfoară din bumbac.
• numerotarea filelor din dosare în colțul din dreapta sus, cu pix negru/ creion.
În cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul 1 pentru fiecare volum;
• Scrierea/ completarea coperții unităților arhivistice a următoarelor informații: denumirea unității și a compartimentului creator, indicativul din Nomenclatorul arhivistic, numărul unității arhivistice din inventar, anul creării (datele extreme ale documentelor), conținutul pe scurt al unității arhivistice, termenul de păstrare, numărul de file.
Inventarierea unităților arhivistice:
• inventarierea unităților arhivistice și tehnoredactarea listelor de inventar atât pentru fondul propriu cât și a unităților arhivistice care fac parte din alte fonduri pe care unitatea le deține;
• predarea inventarelor unităților arhivistice atât pe suport hârtie cât și electronic: cd, dvd etc.
Păstrarea documentelor și asigurarea împotriva degradării documentelor:
• unitățile arhivistice vor fi introduse în cutii de păstrare și conservare .
Depozitarea documentelor în depozitul propriu de arhivă:
• reorganizarea dosarelor din depozitului de arhivă pe fonduri, compartimente, ani, termene de păstrare; numerotarea rafturilor și a polițelor.
Selecționarea documentelor:
• pregătirea unitătilor arhivistice pentru lucrarea de selecționare.
Documentele al căror termen de păstrare a expirat conform cu Nomenclatorul Arhivistic, vor face obiectul unei lucrării de selecționare;
• invetarierea unităților arhivistice și redactarea inventarelor;
• sprijin de specialitate pentru întocmirea lucrării de selecționare în ceea ce privește formularistica cât și pașii care trebuiesc urmați pentru depunerea și avizarea integrală sau parțială a lucrării de selecționare la Biroul Județean al Arhivelor Naționale.
Registrul operatorilor economici autorizați prestatori de servicii arhivistice